學生時代辦活動似乎特別容易，加入一個小部門並完成所有部門事務，再透過部門之間互相配合，一場活動就在歡笑中完成了。
出社會後腦中仍然有很多想辦的美好活動，幻想著如果有那樣的完美活動存在在社會中該有多好。
於是想要自己獨立出來辦好一場活動，即便是跟朋友一起合辦的活動，但究竟有哪些項目需要完成才能辦好活動的呢？讓我們一步步帶你來看！
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辦活動籌備前先思考需求分類
每個項目都需要一個清楚的規劃，首先我們要清楚所謂的「項目」有哪些？
一場活動包含了前置作業、活動舉辦、會後檢討三大流程區塊，而每個流程區塊都包含了許多小項目，尤其前置作業包含的項目非常廣泛，把要做的事情及討論與彩排全部都先列出來，才比較好進行工作分配與規劃製作流程。
這個階段還不用太糾結在分類，只需要先依照想像中完成活動的過程全部列成表單就好，重點在於確定有沒有項目被遺忘。
把大小項目全部都先列表
- 前置作業
- 活動概念提案與簡報
- 活動企劃撰寫
- 企劃討論
- 籌備時程安排
- 活動預算及損益試算
- 確認該場活動工作人員名單
- 工作分配
- 場地選擇與場勘
- 主持人擬稿
- 一彩(第一次彩排)
- 主視覺設計
- 活動文案撰寫
- 道具設計與製作
- 備案設計
- 活動報名表設計
- 活動提醒信設計
- 回饋問卷設計
- 活動注意事項合約書
- 報名成功信設計
- 活動細流表
- 二彩(第二次彩排)
- 活動舉辦
- 活動上架與報名費金流處理
- 工作人員與參加人保險
- 總彩(最終彩排)
- 活動前夕發送活動提醒信
- 活動日提前場地佈置
- 拍活動照片與團體照
- 散場前CTA與下場活動預告
- 回饋問卷填寫
- 會後檢討
- 工作人員活動檢討
- 寄發感謝信與下場活動預告
以上列出的項目只是大綱，每一項細節也都可以拆成設計、討論、製作、驗收四個小階段去跑，更能完整扣住活動主題。
將活動籌備項目分區域，如同分部門
接下來將以上的項目拆成不同部門，大家能夠專責在自己的專長上作業，不僅能提高效率，小部門一起完成一件事情對團隊氣氛也是很有幫助的噢！
而部門大致可以分成以下幾組：
企劃組
從內部提案簡報及討論，乃至於企劃書、工作分配、活動預算等，企劃扮演最重要的角色是主題控管。
一場活動需要的工作人員與經費等，在企劃階段會因應不同的主題而有所不同，因此會建議企劃部除了自己部門討論完後，也和所有成員一同經過最後的主題確認，讓所有成員都能有發言權並給予企劃上的建議，而由企劃部來選擇是否要採納意見，以及該意見會衍伸的經費預算評估。
道具組
道具組可以包含設計場地佈置，把需要包含的元素列表出來之後，思考如何應用現有的場地去把氛圍營造出來。
而道具通常可以兼活動當日現場的攝影師，因為他們最清楚哪些地方適合拍照當背景，甚至可以拍哪些地方當作未來行銷宣傳的照片，同時還可以指揮現場如果有需要拍大合照時，哪些角度最適合。
設計組
這裡的設計組是指視覺設計、文案設計、互動設計等實體道具以外的內容，尤其主視覺設計影響著活動被曝光時，大家決定是否要按下報名鍵的關鍵之一！
雖然在台灣平面設計沒有受到足夠的重視，但主視覺設計絕對是一場活動中不可或缺的因素。
大家可以想像一下當你第一次認識一個主辦單位時，第一件事情是想看這個主辦單位的什麼呢？
去查看這個主辦單位之前辦過的活動應該是很多人的首要想法，因此主視覺怎麼能不好好讓設計組的大師們好好設計一番呢？
主持人
通常主持人會建議雙主持，原因很簡單，避免單一主持人跑錯場地或因意外而無法準時到場而讓活動開天窗。
當雙主持的兩人配合得好，也能讓活動更生動有趣，同時也能照顧參加人更全面性的細節，如哪些人被冷落了，可以適時與他們互動，降低讓他們有種與活動格格不入的感覺噢！
行政組
行政組可以幫設計組設計與活動不完全相關的內容，例如活動注意事項合約書、活動提醒信等，更重要的事情是處理活動延伸的細節，例如活動金流處理、人員保險事宜、活動場地交涉簽約等。
如果人力不足以獨立出行政組，這一組的工作職責應該就是包在統籌人物的身上，才能更精確控管活動細節。
總結
其實這些部門沒有一定要怎麼分，權責規劃也可以看各部門的人員分配而定，我認為當某部門負荷過大時若能由不同部門互相支援，那才是真正一個好的團隊該有的樣子！
其實學生時代辦活動的技巧，拿來當作出社會辦活動的流程，絕對是有幫助的！！
我在出社會後不管是接觸過百貨業的行銷，或是到後來參加社會上許許多多的活動及自辦活動後，發現社會上很多的活動不知道是不是因為沒有時間檢討，所以很難有很讓人驚豔的活動體驗。
然而我們在學期間，學長姐帶著學弟妹一年又一年讓活動更進步，這些經驗流傳讓後面接手的學弟妹吸取成為養分，希望大家知道學生那一套辦活動的流程實在也得來不易，出社會用同一套高標準來完成一場場的活動，也能讓社會上的活動有所進步與成長噢！
(延伸閱讀：活動分組不尷尬！主辦單位應該懂的分組方式)
