辦好一場活動，除了原本的企劃以外，活動當日的情況非常多變，很多環節其實都需要設計至少一個備案，才不會讓整場活動開天窗或沒地方去。
最常遇到的就是剛好活動當天是個下雨天，不僅出席人數可能不如預期，如果辦的活動是一場戶外活動，那麼雨天備案就是更需要重視並仔細規劃的環節了。
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活動備案可能遇到的問題
我們就先從最常見的雨天備案說起，基本上戶外活動的雨天備案，不外乎是找一個有遮蔽物的場地繼續進行活動。
然而備案設計不是找個場地這麼單純而已。
首先，假設是活動進行到一半要轉移陣地，移動過程可能出現幾種狀況，例如：
- 參加人有些沒有帶雨傘。
- 活動有一些會因為浸濕而破掉的道具或海報。
- 備案場地與原訂場地距離過遠要走很久或有人騎車想要牽車。
抵達備案場地後也會出現幾個問題，例如：
- 大家因為移動位置而鞋子進水，室內場地繼續進行的活動如果需要跑動容易滑倒。
- 轉移陣地需要時間，活動流程需要壓縮。
- 對於銜接剛剛的活動，需要重新進入狀況。
而剛剛的活動如果是競賽類型，大家要把心靜下來重新開始活動也需要耗費一些時間。
設計活動備案考量因素
針對備案再寫一份企劃就真的有點小浪費，但我認為可以將備案簡要的項目嵌在原本那份活動企劃的附件當中即可。
原因是備案的重點會放在如何移動、移動過程需要注意的東西，以及移動過後的活動內容是否和原本相同、如何整合兩場活動內容等。
假設原本的戶外活動是踢足球、尋寶遊戲等，這些移動到室內後進行上都會有困難。
畢竟室內踢足球除了怕滑倒，也怕踢破場地中的牆壁或窗戶等；而尋寶遊戲的寶物也不可能在大家面前重新藏起來。
因此這在企劃階段就可以先想到，在備案時我們沒辦法繼續進行原本的遊戲，那麼我們要換什麼活動內容呢？以及原本進行到一半的分數，要如何延續到備案活動中。
當然除了雨天備案，要考慮的還有像是與場地廠商溝通不良造成我們必須當下就另尋場地；或因為場地設備問題缺失造成活動無法如期舉行，例如場地的電腦壞掉、投影機故障等，這些也都算是需要備案的時機點。
也就是說，其實不只是戶外活動需要備案設計，連室內活動也要有能夠適應各種情況的備案，才不會顯得主辦單位不知所措以及產生不專業的形象。
這時你可以試想，當你滿心期待抵達一個活動場地，參加的活動主辦單位需要投影片進行活動流程，卻因為場地的設備壞了無法進行，即便是場地的設備問題，但你直覺這場活動是誰辦的呢？
想必多少都會對主辦單位扣分吧！畢竟錢都付了、時間也撥出來了，卻沒辦法進行任何活動就要打道回府。因此無論是戶外活動或室內活動，備案設計都是必備要件！
最好平常就能設計幾種備案，來因應之後各種活動企劃的備案，這樣一來，就不用每個企劃都想一個備案，而是依據原訂企劃性質不同，而選擇不同的備案企劃噢！
活動備案設計的思考流程
備案的設計步驟，可以參考下列步驟進行：
1.列出可能遇到的問題，並逐項思考後完成備案設計。
可能遇到的情形有：
- 戶外活動遇到下雨天。
- 場地租借糾紛導致空間縮減或需另尋場地。
- 參加人數不如預期。
2.需要考量的點
- 備案活動需要能適應各種場所。
- 活動內容能適應不同參加人數。
- 活動移動後的場地是否適合該備案。
3.備案活動內容設計
活動主題盡可能與原活動企劃相關聯，主題也許轉得有點硬也要試著轉轉看，目的是讓活動的銜接上不會太突兀，同時更能讓參加人感受到主辦單位的用心噢！
總結
備案設計是展現主辦單位細心和用心的重要環節，即使不會每場活動都運用上，但有備無患，當突然需要使用到的時候，就會讓整場活動以及整個主辦單位的形象大大加分囉！
然而，希望大家記住一點，就是沒有活動是100%完美的！
每一次的活動都是一次經驗，無論中間出過多少失誤，又或是備案準備不足造成活動卡卡的，
都沒關係！
只要記得把問題通通記錄下來，在活動檢討時想好策略，每次的活動慢慢進步，相信活動就能越辦越好呦！
